Definiciones

¿Qué es una factura electrónica?

Es el “resultante en transformar la factura tradicional a un archivo en formato electrónico con la particularidad de que está firmado digitalmente”. Esto es lo que hace que la factura electrónica adquiera validez fiscal y legal. De esta forma usted se ahorrará tener que imprimir el documento para enviárselo a su destinatario.

¿Qué es una firma electrónica?

Para que un documento tradicional tenga validez, lo normal es firmarlo manualmente o sellarlo. La firma electrónica es lo análogo a la firma tradicional aplicado al formato digital. Mediante un Certificado Digital, se agregan a la factura electrónica una serie de caracteres que básicamente certifican que quien emite ese documento “es quien dice ser”.

¿Qué es un certificado digital?

El certificado digital es un fichero electrónico, expedido por una entidad denominada Autoridad de Certificación que sirve para identificar de manera unívoca a personas o empresas en entornos electrónicos como por ejemplo Internet. Se puede decir que el certificado electrónico es como un DNI electrónico.

Beneficios

Optar por la Factura Electrónica le ofrecerá beneficios económicos, estratégicos y de posicionamiento ante su competencia.

ECONÓMICOS

• Ahorro de Costes en la gestión de envíos de facturas
• RRHH, Ensobrado, sellado, gestión de reclamaciones. Disminución de la impresión de papel y del uso de tintas, toner, etc
• Acorta los tiempos de cobro y mejora el cash-flow.
• Ahorro de coste en el almacenamiento físico de las facturas (RRHH, espacio físico…).
• Posibilidad de obtener subvenciones y ayudas económicas (Administración -Plan Avanza, asociaciones, etc.).

ESTRATEGICOS

• Reducción en tareas reiterativas.
• Reducción del error humano.
• Mejor comunicación con los clientes (nuevo canal).
• Aumento de la coordinación interna.
• Eliminación de duplicidad de tareas.

IMAGEN

• Aparecer como empresa puntera en las nuevas tecnologías.
• Poder dar respuesta a la necesidad de un cliente.
• Ventaja competitiva y/o comparativa respecto a la competencia.

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la utilidad de utilizar facturas electrónicas?

La principal es que se elimina la obligatoriedad de imprimirlas en papel. De esta forma, usted  no sólo reducirá los costes asociados a la generación y manipulación de documentos impresos, sino que aumentará sustancialmente la calidad en la gestión y el control de todo el proceso de facturación.

¿Es obligatorio conservar las facturas electrónicas?

Sí. La ley obliga a guardar durante el período de prescripción el documento de la factura junto con los datos de la firma electrónica y el certificado.

¿Qué obligaciones tengo como emisor de facturas electrónicas?

Como emisor de facturas electrónicas usted tiene las siguientes obligaciones:

• Conservarlas junto con los datos asociados (firma y certificado) en su formato original
• Asegurar la legibilidad de las mismas en su formato original
• Garantizar el acceso completo (visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión) a los datos.

¿Qué obligaciones tengo como receptor de facturas electrónicas?

En principio las mismas que tiene el emisor, pero a diferencia de este, si usted es receptor de facturas electrónicas podrá elegir por conservarlas en formato papel con la condición de que se refleje en ellas una marca gráfica de autenticación producida por un sistema que sea admitido y publicado por la Agencia Tributaria.